صفر تا صد برگزاری جشنواره + دستورالعمل‌های لازم

در سال‌های اخیر صنعت برگزاری جشنواره‌های فرهنگی و هنری در سراسر جهان، رونق بسیاری یافته است. به‌عنوان شخص یا سازمانی که قصد برگزاری جشنواره را دارد، ممکن است علاقه‌مند به برگزاری جشنواره‌ای باشید تا از تلاش‌های سازمان خود و افزایش آگاهی در حوزه فعالیت حمایت کنید. چه رویداد شما بر روی موسیقی، آشپزی، کمدی، تولیدات فناورانه یا موضوعی متفاوت متمرکز باشد، برای برنامه‌ریزی رویداد خود و رسیدن به موفقیت به یک چک لیست شفاف برای برگزاری موفقیت‌آمیز جشنواره دارید.

این مقاله از سایت موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا، صفر تا صد برگزاری جشنواره و دستورالعمل‌های لازم را پوشش می‌دهد. این مقاله می‌تواند به عنوان نقطه آغاز شروع برنامه‌ریزی یک جشنواره باشکوه در نظر گرفته شود.

با پیروی از این دستورالعمل‌ها، می‌توانید جشنواره‌ای باشکوه، جذاب و موفق را برنامه‌ریزی کنید که مخاطبان شما را گرد هم می‌آورد و باعث می‌شود بتوانید به نتیجه مطلوب خود برسید.

اهداف مشخصی را از برگزاری جشنواره تعیین کنید

اولین گام در فرآیند برنامه‌ریزی یک جشنواره موفق، تعیین اهداف مشخص است. اهداف شما مانند یک قطب‌نما عمل می‌کند و جهتی را برای فرآیند برنامه‌ریزی رویدادتان فراهم می‌کند. هنگامی که اهداف کلی خود را انتخاب کردید، اهدافی با اندازه مشخص را برای خود تعیین کنید. با این روش می‌توانید متوجه شوید که تا چه اندازه در برگزاری جشنواره موفق هستید. به عنوان مثال موارد زیر را در نظر بگیرید:

• افزایش n درصدی فروش بلیت نسبت به سال گذشته؛
• از طریق فروش بلیط، n مقدار کمک مالی به دست آورید؛
• تعداد فالوورهای شبکه‌های اجتماعی را تا n فالوور افزایش دهید؛
• بر اساس رویداد سال گذشته، میزان جذب شرکت‌کنندگان را تا n درصد افزایش دهید؛
• کاهش انتشار کربن از رویداد خود تا n٪؛
• افزایش n درصدی فروش

اطمینان حاصل کنید که تیم برنامه‌ریزی جشنواره شما همسو با اهداف شما حرکت کنند، تا آن‌ها بتوانند ایده شفافی از نحوه پشتیبانی از اهداف جشنواره شما داشته باشند. 

بودجه جشنواره خود را مشخص کنید

اکنون که درک روشنی از اهداف جشنواره خود به دست آورده‌اید، بودجه جشنواره را برای تحقق آن اهداف مشخص کنید. جشنواره‌ها دارای بخش‌های زیادی هستند که باید در برنامه‌ریزی به آن‌ها توجه کرد و بودجه را بر اساس آن‌ها تعیین کرد. در ادامه، فهرستی از هزینه‌های رایج را که باید هنگام برنامه‌ریزی بودجه خود در نظر بگیرید، آماده کرده‌ایم: 

• هزینه اجاره محل برگزاری جشنواره؛
• هزینه‌های مراسم سرگرمی؛
• پذیرایی و هزینه‌های مرتبط؛
• مدیریت کارکنان؛
• اقدامات ایمنی و بهداشتی (پروتکل‌های بهداشتی، نظافت محل برگزاری، پرسنل امنیتی و…)؛
• اجاره تجهیزات؛
• اخذ مجوزهای برگزاری از مراجع ذی‌ربط

همچنین، اطمینان حاصل کنید که بودجه مدنظرتان بیشتر از درآمد مورد انتظارتان از برگزاری جشنواره نباشد.

محل برگزاری جشنواره را رزرو کنید

مکان مناسب جشنواره می‌تواند تأثیر زیادی بر افکار شرکت‌کنندگان، اجرا‌کنندگان و فروشندگان داشته باشد. محل برگزاری شما باید برای جمعیت هدف شما قابل دسترسی باشد، متناسب با تجربه‌ای باشد که می‌خواهید ارائه دهید و به اندازه کافی بزرگ باشد تا مخاطبان شما بتوانند به راحتی در آن شرکت کنند. 

هنگام تصمیم گیری در مورد انتخاب مکان برای برگزاری جشنواره سوالات زیر را از خود بپرسید: 

• آیا حمل و نقل عمومی در محل برگزاری قابل دسترسی است؟ آیا پارکینگ کافی در محل برگزاری وجود دارد؟؛ 
• آیا این مکان می‌تواند با تعداد شرکت‌کنندگان مورد انتظار شما مطابقت داشته باشد؟؛
• آیا زیرساخت‌های مورد نیاز در این محل به اندازه کافی وجود دارد؟؛
• آیا می‌توانید تمام فروشندگان و تجهیزات مورد نیاز را به محل برگزاری جشنواره بیاورید؟

هنگامی که مکان مناسبی را پیدا کردید، باید تاریخ مناسبی را تعیین کنید، قرارداد ببندید، با بودجه مشخص شده پیش بروید و هزینه‌های مورد نیاز را پرداخت کنید. همچنین فراموش نکنید که مجوزهای لازم برای برگزاری جشنواره را قبل از برگزاری، از مراجع ذی‌صلاح اخذ کنید.

فهرست فروشندگان جشنواره را تعیین کنید

فروشندگان شما عناصری هستند که شرکت‌کنندگان را به رویداد شما جذب می‌کنند. قبل از این که از فروشندگان دعوت کنید، جمعیت‌شناسی شرکت‌کنندگان اصلی و انگیزه آن‌ها را برای شرکت در جشنواره تعیین کنید. این موضع به فراهم نمودن خدمات پذیرایی مناسب و فعالیت‌های سرگرمی کمک می‌کند.

برنامه بازاریابی جشنواره خود را بسازید

همه پیام‌های بازاریابی جشنواره شما باید یک پیشنهاد فروش منحصر به فرد داشته باشند. اطمینان حاصل کنید که بازاریابی شما از رقبا متمایز است و افراد را ترغیب می‌کند تا در سریع‌ترین زمان ممکن برای ثبت‌نام در جشنواره اقدام کنند. هنگامی که برنامه بازاریابی خود را مشخص کردید، از کانال‌های زیر برای تبلیغ جشنواره خود استفاده کنید: 

• تبلیغات پرداخت به ازای کلیک (PPC): تبلیغات PPC یک تکنیک بازاریابی هدفمند است که به شما امکان می‌دهد مستقیماً از طریق تبلیغات دیجیتال به مخاطبان مورد نظر خود دسترسی پیدا کنید. برای این روش از چندین کانال مانند رسانه‌های اجتماعی و گوگل استفاده ‌کنید. این روش بازاریابی به شما این امکان را می‌دهد که به مخاطبان بیشتری دست پیدا کنید.
• کمپین‌های رسانه‌های اجتماعی: با ایجاد هشتگ برای رویداد خود در پلتفرم‌هایی مانند اینستاگرام، تبلیغات بیشتری انجام دهید. به تعدادی از دنبال‌کنندگان صفحه‌های اجتماعی که محتوای مربوط به جشنواره را به اشتراک می‌گذارند، بلیت رایگان هدیه دهید. همچنین می‌توانید ویدیو‌های تبلیغاتی خود را در شبکه‌های اجتماعی ترند کنید.
• حمایت مالی و استفاده از اینفلوئنسر: اینفلوئنسرها، افرادی هستند که فالوورهای زیادی در شبکه‌های اجتماعی داشته یا تاثیرگذاری خوبی بر روی افراد مختلف دارند. وقتی یک اینفلوئنسر، اطلاعاتی درباره جشنواره شما به اشتراک می‌گذارد، می‌تواند به شما کمک کند تا به مخاطبان جدیدی دست پیدا کنید. این روش می‌تواند حمایت قدرتمندی برای رویداد شما ایجاد کند.
• رسانه‌های عمومی: شما می‌توانید در تلویزیون و رادیو تبلیغات برای جشنواره خود را انجام دهید. این روشی عالی برای دستیابی به مخاطبان گسترده برای شرکت در رویداد است. 
• بازاریابی ایمیلی: به شرکت‌کنندگان جشنواره‌های قبلی خود ایمیل دهید و به آن‌ها بلیط‌های منحصر به فرد و هدایایی ارائه کنید تا آن‌ها را در مورد شرکت در رویداد خود ترغیب کنید. 

بازاریابی جشنواره خود را از چند ماه قبل شروع کنید تا بتوانید شرکت‌کنندگان زیادی را جذب کنید. شدت بازاریابی رویداد خود را در چند روز قبل از پایان فروش بلیط، افزایش دهید تا اطمینان حاصل شود که همه کسانی که می‌خواهند در جشنواره شرکت کنند، فرصت خرید بلیط را دارند.

از موسسه‌های برگزار‌کننده رویداد استفاده کنید

هماهنگ کردن تمامی جزئیات در برگزاری جشنواره کاری پیچیده و زمان‌بر است. بهتر است صفر تا صد برگزاری رویداد خود را به موسسه آسمان هشتم صدرا بسپارید. ما می‌توانیم تمامی مراحل برگزاری جشنواره را با دقت برنامه‌ریزی کنیم و از تبلیغات و بازاریابی گرفته تا رزرو مکان برگزاری را برای شما انجام می‌دهیم.

برنامه جشنواره خود را تنظیم کنید

در این مرحله، باید برنامه جشنواره خود را به صورت دقیق انجام دهید. هنگام در نظر گرفتن برنامه رویداد و تدارکات، حفظ ایمنی جشنواره را فراموش نکنید. مسیرهای تخلیه، روش‌های اضطراری و دستورالعمل‌های ایمنی را برای برگزاری جشنواره آماده کنید. برنامه رویداد خود را در هفته‌های منتهی به جشنواره، در رسانه‌های اجتماعی و وب‌سایت خود تبلیغ کنید.

خود را برای اتفاقات غیر‌منتظره در روز رویداد آماده شوید

همیشه اتفاقات غیر‌منتظره وجود دارد که ممکن است در جشنواره شما اختلال ایجاد کنند. شما باید سعی کنید برای این مسائل غیرمنتظره نیز برنامه‌ریزی کنید. 

در ادامه، چند نکته برای شما آماده کرده‌ایم تا بتوانید از بروز اتفاقات غیر‌منتظره جلوگیری کنید: 

• شما باید آماده باشید تا برنامه‌ی جشنواره خود را برای شرایط جدید آب و هوایی یا مسائل امنیتی تغییر دهید؛
• از تیم‌های برگزار‌کننده حرفه‌ای کمک بگیرید تا بتوانند اتفاقات غیرمنتظره را مدیریت کنند؛

• به انتظامات جشنواره در مورد اقدامات امنیتی رویداد خود توضیح دهید، مانند افراد خاصی که اجازه ورود به آن‌ها را ندارند یا موارد ممنوعه را در نقطه ورود به محل جستجو کنید؛
• حتی برنامه‌ریزی‌شده‌ترین جشنواره‌ها در روز رویداد با موانع پیش‌بینی نشده‌ای روبرو می‌شوند. برای هر شرایطی که پیش می‌آید، خونسردی خود را حفظ کنید و برنامه‌ای جایگزین ارائه دهید.

از شرکت‌کنندگان برای حضور قدردانی کنید 

پس از پایان جشنواره، از همه دست‌اندرکاران از جمله شرکت‌کنندگان، مجریان و فروشندگان خود قدردانی کنید. این قدردانی، اساس روابط طولانی مدت را تضمین می‌کند و برای جشنواره‌های آتی، میزان شرکت‌کنندگان شما را افزایش می‌دهد. 

برای تشکر از گروه‌های مختلف، ایده‌های زیر را در نظر بگیرید: 

• کارت‌های تشکر دست‌نویس برای داوطلبان؛
• ایمیل‌های تشکر از شرکت‌کنندگان رویداد؛
• هدایای قدردانی برای هنرمندان

جمع‌بندی

همانطور که مشاهده کردید، فرایند برگزاری جشنواره بسیار پیچیده است و در صورت بروز مشکل، ممکن است تمامی تلاش‌هایتان از بین برود. برنامه‌ریزی برای برگزاری جشنواره به تلاش، صبر، خلاقیت، تجربه و… نیاز دارد. برای هماهنگی تمامی موارد لازم، باید چندین ماه تلاش کنید و ممکن است با یک خطا، همه چیز خراب شود. بنابراین، بهتر است از یک تیم حرفه‌ای و قدرتمند برای برگزاری رویداد خود استفاده کنید.

موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا، انجام ۰ تا ۱۰۰ رویداد شما را با افتخار بر عهده می‌گیرد و شما می‌توانید با خیالی آسوده تمامی مراحل مربوط به برگزاری جشنواره، از پیش‌نیازهای برگزاری مانند اخذ مجوز گرفته تا برنامه‌ریزی برای روز جشنواره به مجموعه ما بسپارید. ما با تیم قدرتمند خود، متعهد می‌شویم که تبلیغات و بازاریابی جشنواره شما را به بهترین نحوه انجام می‌دهیم و با برنامه‌ریزی دقیق، شما را به نتیجه مطلوب می‌رسانیم. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید با کارشناسان ما در موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا تماس بگیرید.