صفر تا صد برگزاری کنسرت + دستورالعمل‌های لازم

کنسرت موسیقی، یکی از رویدادهای فرهنگی پرطرفدار است که علاوه بر ایجاد حس مثبت در طرفداران، برای ارتقای شهرت و محبوبیت گروه‌های موسیقی اهمیت فراوانی دارد. برنامه‌ریزی یک جشنواره موسیقی موفق، بسیار تجربه هیجان‌انگیزی است و هر کسی که علاقه‌مند به برگزاری کنسرت است، می‌خواهد به بهترین نحو آن را سازمان‌دهی کند.

می‌توان گفت که موسیقی، روشی جادویی برای برقراری ارتباط با یکدیگر است. یا به عبارتی موسیقی، مختص به افراد خاصی نیست و می‌تواند به طور مستقل، زبان مشترک افرادی با زبان، نژاد و آیین‌های مختلف باشد. اگر می‌خواهید حال و هوای خوبی در کنسرت به ارمغان بیاورید، در این مقاله دستورالعمل‌های لازم برای برگزاری یک کنسرت باشکوه را به شما ارائه می‌کنیم. 

پس برای برگزاری یک کنسرت مجلل و موفق، با موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا تا انتهای این مقاله همراه باشید.

چگونه برگزاری یک کنسرت موفق را برنامه‌ریزی کنیم؟

سازماندهی کنسرت، فرایندی پیچیده است که به تلاش، آگاهی و تجربه نیاز دارد. برای برگزاری موفقیت‌آمیز یک رویداد موسیقی، چندین فاکتور وجود دارد که باید در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز به حرفه‌ای‌ترین و دقیق‌ترین حالت برنامه‌ریزی و اجرا می‌شود.

با این حال، باید این موضوع را نیز در نظر داشته باشید که هدف نهایی فقط این نیست که بلیط‌های شما به فروش برسد، بلکه باید اطمینان حاصل کنید که شرکت‌کنندگان از آن لذت می‌برند و احتمالاً در رویدادهای شما در آینده نیز شرکت خواهند کرد! 

شما باید نکات و موضوعات بسیاری را در ذهن داشته باشید تا متوجه شوید که چگونه می‌توانید کنسرتی را سازماندهی کنید که همه از آن لذت ببرند.

تعیین بودجه برای برگزاری کنسرت

 بدون برنامه‌ریزی و تعیین بودجه مناسب، ممکن است تمام هزینه‌هایی که پرداخت کردید از بین بروند. لازم است، یک طرح کلی از همه جنبه‌های مالی درگیر داشته باشید و مقداری نیز برای هزینه‌های غیر قابل پیش‌بینی کنار بگذارید. ابتدا فهرستی از چیزهایی که باید قبل، حین و بعد از کنسرت باید در نظر بگیرید، تهیه کنید. هنگامی که از چک لیست خود را آماده کردید، در مورد هزینه کنسرت با همه کسانی که در برنامه‌ریزی رویداد مشارکت دارند، بحث و مشورت کنید. اگر دقیقاً نمی‌دانید که چه مواردی را باید در لیست خود بگنجانید، در ادامه، ما چندین مورد که معمولاً در تمامی کنسرت‌ها وجود دارند را به شما معرفی می‌کنیم تا بتوانید فهرستی جامع و دقیق تهیه کنید: 

• گروه‌های موسیقی، تدارکات، پذیرایی، حامیان مالی، و گروه‌های خیریه (در صورت وجود)؛
• هزینه‌های اجاره مکان؛
• هزینه‌های اجاره مکان برای تمرین؛
• هزینه بلیط؛
• هزینه چاپ؛
• هزینه بازاریابی در رسانه‌های اجتماعی؛
• هزینه تبلیغات داخلی و خارجی؛
• هزینه طراحی پوسترهای تبلیغاتی؛
• هزینه‌های مربوط به صحنه؛
• هزینه‌های تولید و پشت صحنه؛
• هزینه‌های برگزارکنندگان و مجریان؛
• هزینه‌ پلتفرم فروش بلیط (کمیسیون پلتفرم برای فروش بلیط را در نظر بگیرید)؛
• هزینه کالاهای تبلیغاتی مانند بروشور، بنر، تبلیغات تلویزیونی و…؛
• هزینه‌های مربوط تجهیزات فنی؛
• هزینه موسسه برگزارکننده کننده کنسرت؛
• هزینه‌های پرسنل و انتظامات؛
• هزینه‌ جایگاه‌های VIP (از جمله جایگاه‌های تعیین شده برای حامیان مالی و مهمانان ویژه)؛
• هزینه‌های مربوط به حسابداری و مدیریت مالی؛
• هزینه‌های فیلمبرداری، پخش زنده (لایو) و عکاسی؛
• هزینه اجاره تجهیزات و وسایل؛
• هزینه طراحی صحنه و تولید؛
• هزینه‌های مربوط به طراحی لباس‌های گروه موسیقی؛
• هزینه‌های بازاریابی به وسیله اینفلوئنسرها؛
• هزینه‌های تجهیزات ارتباطی صحنه مانند واکی‌تاکی

رزرو سالن برگزاری کنسرت

چالش بعدی برای برگزاری یک رویداد موسیقی باشکوه، برگزاری کنسرت در محل مناسب است. برای اجرای یک کنسرت، باید بین سالن سرپوشیده یا فضای باز، یک گزینه را انتخاب کنید. باید تمامی نکات را برای برگزاری کنسرت در نظر داشته باشید، مانند زیبایی‌شناسی، تعداد شرکت‌کنندگان و تعداد اجراکنندگان. 

بسیاری تمایل دارند تا در کنسرت، برنامه‌هایی دیگری نظیر استندآپ کمدی را تماشا کنند. برخی نیز علاقه‌مند هستند تا در کنسرت‌های فضای باز شرکت کنند. در کشور ما، اکثر کنسرت‌ها در فضای بسته سالن‌ها برگزار می‌شوند و اما در برخی موارد، می‌توان کنسرت را در فضای باز عمارت‌های تاریخی یا مکان‌های خاص برگزار کرد. هر دوی این فضاها، طرفداران خاص خود را دارند. 

برای برگزاری کنسرت، حتماً سالن مناسبی را در نظر بگیرید و آن را رزرو کنید. بهتر است برای تمرین، فضایی را نیز اجاره کنید تا از بروز اختلال در حین اجرای مراسم تا حد امکان جلوگیری کنید.

هنگامی که تصمیم نهایی خود را برای محل برگزاری کنسرت نهایی کردید، می‌توانید تبلیغات برای رویداد خود را شروع کنید. در ادامه، چک لیستی تهیه کردیم تا شما مرحله‌ای را فراموش نکنید:

• طرح خود را (از افتتاحیه کنسرت تا پایان اجرا) به گروه، اجراکنندگان و مدیر سالن ارائه دهید؛
• محل برگزاری کنسرت را رزرو کنید و اقدامات امنیتی، قوانین محل برگزاری و پروتکل‌های بهداشتی را مورد بررسی قرار دهید؛
• در رابطه با تعداد و مدت زمان اجراهای روی صحنه، با تیم برگزارکننده مراسم صحبت کنید؛
• تاریخ و زمان کنسرت را تعیین کنید؛
• لجستیک را بررسی کنید؛
• تاریخ و ساعتی را برای تنظیم کنسرت به تیم برگزار‌کننده اعلام کنید؛
• حضور تیم برگزارکننده کنسرت (دو روز قبل از روز برگزاری) برای اطمینان از رعایت پروتکل‌های بهداشتی؛
• تمام هزینه‌ها را طبق طرح بودجه برآورد کنید؛
• هزینه بلیط را تعیین کنید.

برنامه‌ریزی دقیق انجام دهید

برای برگزاری یک کنسرت مجلل، برنامه‌ریزی دقیقی را انجام دهید. زمانی که به این مرحله رسیدید، برنامه‌های لازم برای برگزاری را تعیین کنید. برای کسانی که با نحوه سازماندهی یک رویداد کنسرت آشنایی ندارند، این مرحله مهم است که جمع‌آوری، تنظیم دقیق و نهایی شدن آن هفته‌ها طول می‌کشد. در این مرحله نباید اشتباهی رخ دهد، به همین دلیل بهتر است با موسسه آسمان هشتم صدرا مشورت کنید و صفر تا صد برگزاری کنسرت را به این مجموعه بسپارید.

لیست آماده‌سازی یک کنسرت موفق باید شامل مواردی باشد که ادامه به آن‌ها می‌پردازیم: 

• در یک پلتفرم فروش بلیط آنلاین ثبت نام کنید یا یک وب‌سایت اختصاصی برای شروع فروش بلیط ایجاد کنید و اطلاعات مهم کنسرت را به اشتراک بگذارید؛

• رویداد را در همه وب‌سایت‌های مربوطه تبلیغ کنید یا با یک شرکت بازاریابی که دیدگاه خلاقانه و اهداف کنسرت شما را درک می‌کند، یک کمپین قوی ایجاد کنید؛
• چاپ/نصب بنر‌ها و پوسترهای تبلیغاتی؛
• اطمینان حاصل کنید که پذیرایی به صورت درست انجام می‌شود؛
• برنامه‌ریزی برای بودجه با دقت انجام دهید؛
• تمرین‌هایی را قبل از اجرای در صحنه در نظر بگیرید؛
• لیست مهمانان VIP و حامیان مالی را مشخص کنید؛
• تیم‌هایی را در نظر بگیرید که ورودی‌ها و خروجی‌های سالن را مدیریت کنند؛
• جلسه‌هایی با تمامی افراد تیم برگزار‌کننده مراسم ترتیب دهید.

بازاریابی، تبلیغات و فروش بلیط

بازاریابی کنسرت شما می‌تواند فروش شما را افزایش دهد یا با شکست مواجه کند. مهم است که انرژی خود را روی تبلیغ کنسرت متمرکز کنید. فرایند تبلیغات می‌توانند بین ۴ تا ۶ ماه طول بکشند و می‌توانند به صورت آنلاین و آفلاین ارائه شوند.

برای نهایی کردن موارد زیر در تبلیغات به زمان کافی نیاز دارید: 

• خلاقیت‌های هنری (محصولات/خدمات کنسرت و حامیان مالی)؛
• تبلیغات ویدیویی برای رسانه‌های اجتماعی مانند اینستاگرام، فیس‌بوک، تیک‌تاک و یوتیوب؛
• عکس‌های هنرمندان و مجریان کنسرت؛
• اطلاعیه‌های مطبوعاتی و پوشش رسانه‌ای (تلویزیون و رادیو)؛
• تبلیغات داخلی و خارجی؛
• اینفلوئنسر مارکتینگ

تیم حسابداری باید روی وب‌سایت کنسرت یا پلت‌فرم فروش بلیت نظارت بالایی داشته باشد تا فروش را پیگیری کند. نظارت بر این امر برای اطمینان از اینکه اقدامات بازاریابی همزمان با فروش بلیت به نتیجه می‌رسند، ضروری است. در روز کنسرت چه باید کرد؟ روز برگزاری کنسرت، زمان اجرای همه چیز است!

در روز اصلی، اطمینان حاصل کنید که همه تیم‌ها در محل برگزاری، به موقع حضور پیدا می‌کنند. چک لیست برنامه خود را مرور کنید تا مطمئن شوید که چیزی را فراموش نکرده‌اید. بهترین راه‌حل برای شما این است که یک تیم حرفه‌ای را استخدام کنید که بتوانید برای برگزاری صفر تا صد کنسرت به آن‌ها تکیه کنید و مطمئن شوید که همه چیز طبق برنامه‌ریزی اجرا می‌شود.

از تیم اجرا‌کننده بخواهید تا قبل از شروع رویداد، نکات سخنرانی خود را تکرار کنند. همه نام‌های حامیان مالی و اشخاص ذی‌نفع باید به دقت اعلام شوند. گاهی اوقات، حتی بهترین برنامه‌ریزی‌ها نیز ممکن است با مشکل مواجه شوند. مهم است که در صورت بروز چنین وضعیتی خونسردی خود را از دست ندهید. زمانی که با آرامش فکر می‌کنید و واکنش هوشمندانه‌ای نشان می‌دهید، مقابله با لحظات پر استرس آسان‌تر خواهد بود.

جمع‌بندی

برای برگزاری کنسرت موفق، بهتر است که صفر تا صد برگزاری کنسرت خود را به موسسه‌ای حرفه‌ای و با‌سابقه مانند آسمان هشتم صدرا بسپارید. مجموعه ما، تمامی مراحل برگزاری کنسرت را به دقت انجام می‌دهد. ما متعهد می‌شویم بهترین خدمات را به شما ارائه دهیم. اگر می‌خواهید یک کنسرت موفق برگزار کنید باید تمامی مراحلی که در این مقاله ذکر کردیم را به دقت انجام دهید.

همانطور که مشاهده کردید، این مراحل بسیار پیچیده هستند و با بروز یک خطا ممکن است همه زحمات شما از بین برود. پس بهتر است برگزاری کنسرت خود را به یک تیم قدرتمند انجام دهید. برتری موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا در این است که مجموعه ما از پیش‌نیازهای مربوط به اخذ مجوز تا موارد لازم برای روز برگزاری در کنار شما خواهد بود. با خیالی آسوده، ۰ تا ۱۰۰ برگزاری کنسرت را به موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا بسپارید.