صفر تا صد برگزاری همایش و جلسات بزرگ + دستورالعمل‌های لازم

برگزاری همایش و جلسات بزرگ بسیار سخت، پیچیده و زمان‌بر است. برای برگزاری موفقیت‌آمیز یک همایش و جلسه بزرگ باید مراحلی را ترتیب دهید و به دقت، تمامی دستورالعمل‌ها را دنبال کنید. بنابراین، اگر می‌خواهید یک همایش باشکوه را برگزار کنید، با موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا همراه باشید.

شما باید برنامه‌ریزی همایش را حداقل شش ماه قبل از تاریخ برگزاری شروع کنید. (برای همایش و جلسات بزرگ‌تر، برنامه‌ریزی‌ها ممکن است از یک سال قبل شروع شود.) شما احتمالاً چندین هزار سوال در ذهن خود دارید. باید از کجا شروع کنید؟ چگونه سخنرانان مناسب را پیدا می‌کنید؟ کدام مکان یا سالن برای برگزاری همایش مناسب است؟ 

نگران نباشید. 

حقیقت این است، حتی اگر سازماندهی همایش یک فرایند سخت و طاقت‌فرسا است، شما اولین کسی نیستید که با آن روبه‌رو می‌شوید. شما می‌توانید صفر تا صد برگزاری همایش خود را به آسمان هشتم صدرا بسپارید. ما این دستورالعمل‌ها را در مورد نحوه سازماندهی یک همایش آماده کرده‌ایم. این مقاله، مراحل اصلی برگزاری یک همایش موفق را پوشش می‌دهد.

مرحله ۱: موضوعات و پیام‌های همایش خود را مشخص کنید

هر همایش و جلسات بزرگی نیاز به یک موضوع یا پیام دارد. سخنرانان رویداد شما باید چه پیامی را ارائه دهند؟ و نکته کلیدی برای شرکت‌کنندگان در همایش شما چیست؟ مضامین جذابی را در نظر بگیرید که واکنش عاطفی ایجاد کنند. شما می‌خواهید که همایش الهام بخش ترتیب دهید، پس موضوع شما باید موفقیت همایش را تضمین کند. همچنین برندسازی و تبلیغات همایش شما را موفق‌تر می‌سازند، از طراحی لوگو گرفته تا هشتگ‌های رسانه‌های اجتماعی تا چاپ پوسترها، بروشورها و سایر ابزارهای تبلیغاتی، می‌توانند یک همایش باشکوه را برای شما سازمان‌دهی کنند.

مرحله ۲: تیم برگزار‌کننده همایش را انتخاب کنید

قطعاً شما نمی‌توانید به تنهایی یک همایش را سازمان‌دهی کنید و به یک تیم اختصاصی نیاز دارید تا مسئولیت جنبه‌های مختلف برنامه‌ریزی، مذاکرات و هماهنگی را بر عهده بگیرند. تیم برگزار‌کننده همایش شما باید شما افراد زیر باشد:

• تیم برنامه‌ریزی: محل برگزاری همایش، محل اقامت، فعالیت‌های مربوط به روز برگزاری، پذیرایی؛
• تیم مدیریت همایش: بودجه‌بندی، ثبت‌نام شرکت‌کنندگان، فروش بلیط؛ 
• تیم بازاریابی: تماس با رسانه‌ها، تولید مطالب تبلیغاتی، مدیریت وب‌سایت، وبلاگ و فعالیت‌های مربوط به رسانه‌های اجتماعی؛ 
• تیم برای جذب حامیان مالی: تامین حامیان مالی برای برگزاری رویداد، درخواست کمک هزینه و جذب سرمایه؛ (این تیم فقط مربوط به همایش‌هایی مرتبط است که به منابع مالی خارجی متکی هستند)
• کارکنان: کمک به کلیه فعالیت‌های مربوط به محل برگزاری همایش مانند مدیریت درب، اسکن بلیط، پیگیری لیست مهمانان، راهنمایی افراد و…

در واقع، کار اصلی شما هماهنگ کردن تیم، تعیین اولویت‌ها و تفویض وظایف خواهد بود. بهتر است صفر تا صد برگزاری مراسم خود را به موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم، واگذار کنید.

مرحله ۳: بودجه خود را مشخص کنید

صرف نظر از اینکه همایش شما توسط حامیان مالی تامین می‌شود یا خیر، باید بودجه‌ای را در نظر بگیرید. داشتن بودجه به شما کمک می‌کند تا هزینه شرکت در همایش را تعیین کنید. در ادامه، رایج‌ترین هزینه‌های مربوط به برگزاری همایش و جلسات بزرگ را بیان کردیم: 

• محل برگزاری؛
• حمل و نقل؛
• پذیرایی؛
• سخنرانان و مجری؛
• فعالیت‌ها؛
• بازاریابی؛
• اعضای تیم

تهیه بودجه با برآوردهای دقیق، هنگام جستجو برای مکان‌ها و مذاکره برای انعقاد قرارداد مفید خواهد بود. 

مرحله ۴: تاریخ برگزاری همایش را تعیین کنید

در این مرحله باید تصمیم بگیرید همایش شما چه زمانی برگزار می‌شود. همانطور که بیان شد، فرایند‌های مربوط به برنامه‌ریزی زمان‌بر هستند. بنابراین، باید تاریخ دقیقی را مشخص کنید. همچنین باید بدانید که همایش شما چقدر طول خواهد کشید. برای برخی از جلسات بزرگ‌تر ممکن است به دو الی سه روز زمان نیاز داشته باشید.

مرحله ۵: محل مورد نظر را رزرو کنید

هنگامی که تاریخ را تعیین کردید، می‌توانید جستجوی مکان‌های مناسب را شروع کنید که با نیازهای شما مطابقت دارند.  به طور کلی، محل‌های برگزاری همایش ممکن است به سه دسته تقسیم شوند: 

پردیس‌های دانشگاهی: این پردیس‌ها برای رویدادهای دانشگاهی کوچکتر مناسب هستند و رزرو آن‌ها نسبتاً هزینه‌ کمتری را نیاز دارد؛

هتل‌ها: هتل‌ها معمولاً دارای امکانات همایش اختصاصی و پذیرایی هستند. آن‌ها ممکن است بهترین انتخاب برای برگزاری جلسات بزرگ باشند، زیرا هم محل اقامت و هم فضای همایش را ارائه می‌دهند. اما هزینه آن‌ها نسبتاً بالاتر از سایر گزینه‌هاست؛

مکان‌های مستقل: این دسته شامل سایر مکان‌هایی است که می‌توانند همایش‌ها را میزبانی کنند. بسیاری از این محل‌ها مختص انواع خاصی از رویدادها هستند. اما هزینه اجاره محل برگزاری همایش، تنها بخشی از پازل برگزاری یک رویداد باشکوه است.

در ادامه، چند فاکتور دیگر وجود دارد که باید هنگام جستجوی مکان مناسب در نظر بگیرید: 

• گنجایش فضا: رزرو یک مکان خیلی کوچک که در آن همه باید در یک اتاق کوچک جمع شوند، برای برگزاری یک جلسه بزرگ نامناسب است. همچنین، اجاره یک سالن وسیع برای یک جمعیت نسبتاً متوسط، نه تنها هزینه بیشتری به شما تحمیل می‌کند، بلکه باعث می‌شود شرکت‌کنندگان احساس کنند که افراد زیادی حضور پیدا نکرده‌اند؛
• لوکیشن: بهتر است یک مکان تا حدودی آرام انتخاب کنید تا شرکت‌کنندگان بهتر بتوانند روی خود همایش تمرکز کنند. حتی بهتر است که محل برگزاری، محیطی زیبا داشته باشد تا به شرکت‌کنندگان کمک کند آرامش بیشتری داشته باشند؛
• محیط: بسیار مهم است که حال و هوای محل برگزاری، با مخاطب و موضوع مورد نظر شما تطبیق داشته باشد؛
• امکانات: آیا محل برگزاری چیدمان و دکوراسیون مناسب با همایش شما را دارد؟ آیا امکانات لازم برای برگزاری یک جلسه بزرگ را می‌تواند به شما ارائه دهد؟
• محل اقامت: آیا محل برگزاری محل اقامتی را به مهمانان شما ارائه می‌دهد یا هتل‌هایی در نزدیکی آن وجود دارد؟
• کیترینگ: پذیرایی قرار است چگونه انجام شود؟ آیا رستوران‌ها و کافه‌های مناسبی در این منطقه وجود دارد؟
• حمل و نقل: محل مورد نظر به وسایل نقلیه عمومی دسترسی دارد؟ آیا جای پارک کافی برای کسانی که با خودرو شخصی به محل برگزاری مراجعه می‌کنند، وجود دارد؟
• تجهیزات فنی: آیا محل برگزاری از تجهیزات IT، صوتی و تصویری مناسبی برخوردار است؟ شما به صفحه نمایش، میکروفون، محل‌های شارژ موبایل برای شرکت‌کنندگان و WiFi نیاز دارید. 

مرحله ۶: سخنرانان مناسب برای همایش را انتخاب کنید

مرحله ششم، مهم‌ترین مرحله در بین تمامی مراحل برگزاری یک همایش موفق است. سخنرانان شما، ستارگان همایش هستند. شما به منظور جذب شرکت‌کنندگان و تضمین یک همایش موفق، به یک ترکیب هوشمندانه از مجریان و سخنرانان برجسته نیاز دارد. 

روش مطمئن برای جذب هر چه بیشتر افراد برای شرکت در همایش شما، این است که ابتدا یک سخنران معروف را برای همایش دعوت کنید. فردی که در این زمینه بسیار شناخته شده و مورد احترام اکثریت مردم در جامعه باشد. این کار اعتبار شما را افزایش خواهد داد. 

سخنرانان برجسته را پیدا کنید که بر موضوعاتی مشابه همایش شما تمرکز دارند. فهرست اولویت‌بندی شده از سخنرانان احتمالی که می‌خواهید دعوت کنید، ایجاد کنید. سپس با آن‌ها و مصاحبه و بهترین‌ها را انتخاب کنید.

در لیست خود، موارد زیر را نیز لحاظ کنید:

هزینه: دستمزد آن‌ها برای سخنرانی در همایش شما چقدر است؟ 

تجهیزات پشتیبانی: آیا آن‌‌ها برای ارائه به تجهیزات خاصی نیاز دارند؟

الزامات ویژه: آیا آن‌ها نیاز دارند که محل اقامت، سرویس رفت ‌و آمد و غذایی خاصی برای آن‌ها ترتیب داده شود؟ 

با در نظر گرفتن موارد بالا، سخنرانان مد نظر خود را اولویت‌بندی کنید. در صورتی که برخی از سخنرانانی که اولویت بیشتری برای شما دارند، در همایش حضور نیافتند، سخنرانان دیگری را در نظر داشته باشید تا بتوانید در مدت زمان کم، آن‌ها را جایگزین کنید.

مرحله ۷: دستور کار دقیقی را تنظیم کنید

اکنون که عناصر کلیدی در جای خود قرار گرفتند، زمان آن رسیده است که یک دستور کار دقیق تنظیم کنیم. به یاد داشته باشید که هدف اصلی همایش الهام بخشیدن به افراد و گسترش افق‌های آن‌ها است. برای این کار ابتدا باید شرکت‌کنندگان را به خوبی درک کنید.

مرحله ۸: ثبت‌نام شرکت‌کنندگان را مورد بررسی قرار دهید

بالاخره زمان آن فرا رسیده است که شرکت‌کنندگان را ترغیب کنید که برای شرکت در همایش ثبت‌نام نمایند. بهترین گزینه برای شما، ایجاد یک وب‌سایت حرفه‌ای برای همایش است. بهتر است تیمی متخصص را برای انجام این کار در نظر بگیرید.

مرحله ۹: تبلیغات همایش را فراموش نکنید

در این مرحله، محل برگزاری، نام سخنرانان اصلی، برنامه همایش و وب‌سایت (یا صفحه اینستاگرام مربوط به رویداد) را در تبلیغات قرار دهید. از این پس، باید از طریق تمامی کانال‌های ارتباطی، همایش خود را تبلیغ کنید. شما می‌توانید از رسانه‌های اجتماعی، اینفلوئنسرها، کانال‌های یوتیوب و هشتگ‌سازی برای تبلیغات خود استفاده کنید.

مرحله ۱۰: در روز برگزاری همایش، همه چیز را مدیریت کنید.

اگر تا اینجای کار، تمامی مراحل را به دقت انجام داده‌اید، باید به نتیجه مطلوب خود در روز همایش برسید. اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای برای شما روی داد، تمرکز خود را از دست‌ ندهید و برنامه‌های دیگری را جایگزین کنید.

جمع‌بندی

در این مقاله از سایت موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا، دستورالعمل‌های لازم برای برگزاری یک همایش موفق را به شما ارائه کردیم. اگر می‌خواهید همایش خود را به صورت موفقیت‌آمیز برگزار کنید تا به نتیجه مطلوب خود برسید، می‌توانید صفر تا صد برگزاری همایش و جلسات بزرگ را به ما بسپارید. ما متعهد می‌شویم بهترین خدمات را به شما برای برگزاری یک همایش باشکوه ارائه دهیم.