صفر تا صد برگزاری کنگره + دستورالعمل‌های لازم

برگزاری کنگره، فرصتی مناسب برای برقراری پیوند با مخاطبان، توسعه دانش و ایجاد فرصت‌های تجاری برای توسعه شرکت و برند شما است. سازماندهی یک رویداد نیازمند برنامه‌ریزی جامع و هماهنگی دقیق برای تضمین موفقیت است. در این مقاله از سایت مجموعه فرهنگی و هنری آسمان هشتم، اطلاعات و نکات کاربردی را در اختیار شما قرار خواهیم داد که برای برگزاری موفقیت‌آمیز کنگره باید در نظر بگیرید.

در ابتدا به معرفی مسائل پیرامون کنگره می‌پردازیم، در ادامه از پیش‌نیازهای برگزاری کنگره صحبت می‌کنیم و در انتها، مراحلی که برای برگزاری یک کنگره موفق باید به دقت دنبال شوند را بررسی می‌کنیم. پس اگر می‌خواهید یک کنگره باشکوه برگزار کنید، تا انتهای این مقاله با موسسه فرهنگی آسمان هشتم صدرا همراه باشید.

کنگره چیست و چگونه برگزار می‌شود؟

کنگره، رویدادی است که متخصصان، دانش‌پژوهان و علاقه‌مندان به یک حوزه خاص را گرد هم می‌آورد. ممکن است این افراد نماینده شرکت‌ها، صنایع یا موسسه‌های آموزشی، استارت‌آپ‌ها و… باشند.

هدف از این رویداد تخصصی به اشتراک‌گذاری و تبادل دانش، ارائه تحقیقات، بحث در مورد یک موضوع، مقایسه ایده‌ها و نظرات مختلف و… است. کنگره‌ها را می‌توان برای بسیاری از بخش‌ها سازمان‌دهی کرد: سیاست، موضوعات علمی، پزشکی، فناوری، آموزش، صنعت، تجارت و… . برگزاری کنگره، یکی از کارآمد‌ترین روش‌ها برای ارتقای یک بخش، مجموع یا برند است.

کنگره‌ها می‌توانند در سطح محلی، ملی یا بین‌المللی برنامه‌ریزی شوند و بسته به موضوعات یا اهمیت رویداد، ممکن است برای چند روز یا چند هفته ادامه داشته باشند. سازماندهی یک کنگره مستلزم فرآیند پیچیده‌ای است که نه تنها به زمان، بلکه به خلاقیت، ابتکار، پیشگامی، کارایی و هماهنگی نیز نیاز دارد. برای سازمان‌دهی و برگزاری یک کنگره، باید همه‌ مراحل به دقت انجام شوند تا بتوانید به نتیجه مطلوب برسید. در ادامه، مراحل برگزاری یک کنگره باشکوه را مورد بررسی قرار خواهیم داد. پس با موسسه آسمان هشتم صدرا همراه باشید.

مراحل برگزاری کنگره

سازماندهی کنگره شامل یک سری مراحل کلیدی است که برای اطمینان از موفقیت و نتیجه‌بخش بودن رویداد باید دنبال شود. ما برای شما دستورالعمل‌های برگزاری کنگره را تهیه نمودیم که در ادامه به شما ارائه می‌دهیم.

هدف و موضوع کنگره را مشخص کنید

قبل از مرحله برنامه‌ریزی، مهم است که هدف و موضوع کنگره خود را مشخص کنید. برای دستیابی به این هدف، باید اهدافی را که می‌خواهیم به آن‌ها برسیم و شرکت‌کنندگانی که قرار است در کنگره حضور پیدا کنند، مشخص شود. این عوامل در تصمیم‌گیری مناسب در طول فرآیند سازمان، تعیین‌کننده خواهند بود.

برای برگزاری کنگره بودجه مد نظر خود را تعیین کنید

برای برگزاری یک کنگره موفقیت‌آمیز باید از هزینه‌های غیر‌ضروری یا پیش‌بینی نشده‌ای که ممکن است بر سایر حوزه‌های سرمایه‌گذاری و در نتیجه بر کیفیت کنگره تأثیر منفی بگذارد، اجتناب کنید. هزینه‌های ثابت مانند هزینه اجاره سالن، تدارکات و پذیرایی، هزینه سخنران یا مجری کنفرانس یا هزینه‌های بازاریابی را در نظر بگیرید. با این حال، ما توصیه می‌کنیم برای پوشش هزینه‌های پیش بینی نشده، بودجه‌ای را در نظر بگیرید. برای تعیین بودجه قطعاً به یک برنامه منسجم و کاربردی نیاز خواهید داشت. برای اینکه در تعیین بودجه و برنامه‌ریزی مراسم دچار مشکل نشوید، می‌توانید از خدمات مجموعه آسمان هشتم صدرا استفاده نمایید.

بهتر است منابع تامین مالی برای کنگره مانند حامی مالی یا اسپانسر را در نظر بگیرید. یکی از مهم‌ترین نکات در تعیین بودجه برگزاری کنگره این است که در خصوص دریافت هزینه از شرکت‌کنندگان تصمیم‌گیری کنید. منظور ما این است که آیا کنگره‌ای که قرار است برگزار کنید، رایگان خواهد بود یا شرکت‌کنندگان مراسم باید بلیت تهیه کنند. بودجه مدنظر شما، تعیین‌کننده وسعت رویداد، اندازه و موقعیت مکانی محل برگزاری، خدمات ارائه شده، تعداد و کیفیت سخنرانان یا مجری‌های برگزار‌کننده و… است. به همین دلیل مهم است که از قبل میزان هزینه‌ای که قصد دارید برای برگزاری کنگره صرف کنید، مشخص کنید.

برگزاری کنگره را به یک موسسه حرفه‌ای برگزارکننده مراسم واگذار کنید

در روند برگزاری یک کنگره، چندین تیم با هم کار می‌کنند: تیم تولید، تیم تجاری، تیم ارتباطات و… . جمع‌آوری تیمی متشکل از افراد متعهد و شایسته که بتوانند در برنامه‌ریزی و اجرای کنگره همکاری کنند، مهم است. شما همچنین باید نقش‌ها و مسئولیت‌های خاصی را تعیین کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه جنبه‌ها از لجستیک گرفته تا بازاریابی و تبلیغات در این فرایند به درستی عمل می‌کنند. همه دست‌اندرکاران برگزاری رویداد باید کاملاً هماهنگ باشند و وظایف خود را به صورت دقیق انجام دهند. 

ضمناً در ماه‌های قبل از برگزاری کنگره، تیم سازماندهی باید یک برنامه عملیاتی که شامل زمانبندی وظایفی است که باید انجام شود، تهیه کند. 

اگر اختلالی در عملکرد هر یک از اعضای تیم برگزار‌کننده رخ دهد، تمامی تلاش‌های شما از بین خواهد رفت. به جای طی کردن این فرایند زمان‌بر، می‌توانید صفر تا صد برگزاری کنگره خود را به یک موسسه کاربلد و با‌سابقه در حوزه برگزاری مانند موسسه آسمان هشتم صدرا مراسم بسپارید.

انتخاب یک سخنران حرفه‌ای

سخنرانان، موفقیت واقعی یک کنگره را تضمین می‌کنند. حضور یک سخنران شناخته شده در کنگره‌ای که قرار است برگزار کنید، می‌تواند برای متقاعد کردن مردم برای حضور در این رویداد، بسیار مهم باشد. برای انجام این کار، یافتن سخنرانان، مجریان و چهره‌های برجسته در موضوع کنگره، چه ملی و چه بین‌المللی، مهم است. حتماً از حضور چهر‌ه‌ها و مجریان در کنگره مطمئن شوید. به دلیل اطلاع‌رسانی درباره حضور چهره‌های برجسته، در صورت عدم حضور آن‌ها ممکن است برگزاری کنگره با شکست مواجه شود.

مکان و تاریخ برگزاری کنگره را انتخاب کنید

بهترین تاریخ‌ برای برگزاری کنگره معمولاً زمانی است که مصادف با رویدادهای مهم یا تعطیلات نباشد. حتماً تاریخ را با چهره‌هایی که می‌خواهید در مراسم شما حضور پیدا کنند را هماهنگ کنید. معمولاً افراد مشهور برنامه‌ مشخصی برای خود دارند و ممکن است در تاریخ مد نظر شما، نتوانند حضور پیدا کنند. همچنین باید محلی با دسترسی آسان و موقعیت مکانی مناسب هم برای شرکت‌کنندگان و هم برای سخنرانان انتخاب کنید. 

البته باید در نظر داشته باشید که فضای انتخابی شما، امکانات لازم برای فعالیت‌های مد نظرتان را داشته باشد. همچنین به یاد داشته باشید که بهتر است کنگره شما در محیطی جذاب برگزار شود تا شرکت‌کنندگان تمایل بیشتری برای حضور داشته باشند.

اگر قصد برگزاری کنگره ملی یا بین‌المللی را دارید، بهتر است مکانی را انتخاب کنید که به اقامتگاه‌‌های مناسب دسترسی داشته باشد تا شرکت‌کنندگانی که از شهرها یا کشورهای دیگر برای شرکت در کنگره مراجعه می‌کنند، دغدغه‌ای برای محل اقامت نداشته باشند.

برنامه‌ای جامع و منسجم تهیه کنید

تهیه برنامه جامع، برای برگزاری کنگره ضروری است. کنگره هزینه‌ای را نیز برای شرکت‌کنندگان به همراه دارد، به این معنی که برای اطمینان از حضور آن‌ها، ارائه یک برنامه کامل از فعالیت‌ها برای تشویق آن‌ها به شرکت در این رویداد مهم است. یک برنامه دقیق برای کل کنگره که توسط بازه‌های زمانی سازماندهی شده است، طراحی کنید. این برنامه شامل مدت کنفرانس‌، زمان صرف غذا یا استراحت و… برای شرکت‌کنندگان است.

تدارکات را مدیریت کنید

مدیریت تدارکات، به ویژه با نزدیک شدن به تاریخ کنگره، ضروری است. جزئیات مربوط به ثبت نام شرکت‌کنندگان، محل اقامت، حمل و نقل، خدمات ترجمه، پذیرایی و موارد لازم را سازماندهی کنید. اطمینان حاصل کنید که مجریان و سخنرانان دارای تجهیزات لازم برای ارائه مانند پروژکتور، صفحه نمایش و لپ‌تاپ هستند.

تبلیغات برای کنگره را فراموش نکنید

یکی از مهم‌ترین عوامل کلیدی در تبلیغات کنگره، استفاده از روش‌های بازاریابی هوشمندانه است. استفاده از شبکه‌های اجتماعی، مانند کمپین‌های بازاریابی یا انتشار اخبار در رسانه‌های مربوطه، یک استراتژی تبلیغاتی مؤثر برای انتشار اطلاعات رویداد است.

هزینه برگزاری کنگره چقدر است؟ 

هزینه برگزاری یک کنگره بسته به عوامل مختلفی مانند مقیاس رویداد، مدت زمان برگزاری، تعداد شرکت‌کنندگان و خدمات ارائه شده می‌تواند متفاوت باشد. همیشه باید هزینه‌های ثابت مانند اجاره محل برگزاری، تبلیغات و تدارکات را در نظر بگیرید. 

در کل، هزینه برگزاری کنگره، فقط جنبه‌های اقتصادی را در بر نمی‌گیرد. برای برگزاری یک کنگره موفق به زمان، تلاش، فداکاری و مهارت‌های مدیریتی نیاز دارید. 

برای برگزاری کنگره به چه چیزهایی نیاز دارید؟ 

برای برگزاری یک کنگره موفق، به مجموعه‌ای از مهارت‌ها و منابع مختلف نیاز دارید که عبارتند از: 

• تیم برنامه‌ریزی و برگزارکننده متعهد؛
• بودجه دقیق و استراتژی‌های تامین مالی؛
• فضاهای مناسب برای برگزاری کنگره؛
• برنامه‌ای جذاب با سخنرانان حرفه‌ای و چهره‌های برجسته؛
• مدیریت لجستیک به صورت دقیق؛
• به‌کارگیری تجهیزات سمعی و بصری با‌کیفیت؛
• تسهیل ثبت‌نام شرکت‌کنندگان

جمع‌بندی

برگزاری کنگره به مجموعه‌ای از پیش‌نیازها، تدارکات، مهارت‌های مدیریتی و… نیاز دارد. یک خطای کوچک ممکن است تمامی زحمات شما را از بین ببرد و متحمل زیان‌های فراوانی شوید. همانطور که در این مقاله گفته شد، برگزاری کنگره به یک برنامه‌ریزی دقیق نیاز دارد.

مجموعه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا، یک مجموعه مجرب و حرفه‌ای در برگزاری کنگره است و شما می‌توانید صفر تا صد برگزاری کنگره خود را به ما بسپارید. از مرحله کسب مجوز‌ها برای برگزاری کنگره گرفته تا اعزام مجری و رزرو محل برگزاری را به مجموعه آسمان هشتم صدرا واگذار کنید. ما متعهد می‌شویم تا کنگره‌‌ای موفق برای شما تدارک ببینیم. تیم ما متشکل از برنامه‌نویس، گرافیست، کارشناس تولید محتوا، کارشناس فروش و بازاریابی و … است که با این تیم قدرتمند می‌توانیم تبلیغات موثری برای کنگره شما انجام دهیم.