نحوه کسب مجوز برای برگزاری سمینار در ایران

امروزه، اخذ مجوز به یک رویه معمولی در دنیای برگزاری رویدادها تبدیل شده است. تقریباً در همه موارد، از شما خواسته می‌شود که یک نقشه کلی از رویداد خود و تمام عناصر آن را به محل برگزاری ارسال کنید، که آن طرح را برای تأیید به سازمان‌های مربوطه خدماتی مانند آتش‌نشانی ارسال کنند.

در حالی که این موضوع از لحاظ فنی به عنوان یک «مجوز» شناخته نمی‌شود، شما به تاییدیه سازمان آتش‌نشانی برای برگزاری سمینار خود نیاز دارید. برای برگزاری هر رویدادی، شما باید به تمامی اقدامات ایمنی و آتش‌نشانی پایبند باشید. این اقدامات شامل محل‌های خروج اضطراری مناسب، عدم نگهداری مواد قابل اشتعال در اتاق و راهرو‌هایی با عرض کافی است.

سمینار چیست؟

سمینار، رویدادی است که در آن افراد مختلف دور هم جمع می‌شوند تا در مورد یک موضوع مشخص، به بحث و گفتگو بپردازند. این جلسات با تعامل افراد شکل می‌گیرد که توسط یک یا دو سخنران هدایت می‌شوند که نقش آن‌ها بر هدایت مکالمه در یک مسیر مشخص متمرکز است.

اخذ مجوز برای برگزاری سمینار

مجوزها، طیف وسیعی از محدودیت‌ها را پوشش می‌دهند که می‌توانند تأثیر عمیقی بر نحوه برنامه‌ریزی سمینار شما داشته باشند، بنابراین به این محدودیت‌ها به عنوان اولین قدم در فرآیند برنامه‌ریزی خود نگاه کنید. برای مثال، بسیاری از مکان‌ها، چه در فضای بسته و چه در فضای باز دارای محدودیتی برای تعداد مهمانان هستند.

آن‌ها همچنین ممکن است ساعاتی را در اختیار شما قرار دهند که برای برنامه سمینار شما مناسب نباشد. همچنین محدودیت‌های ویژه‌ای برای تعداد رویدادهایی که می‌توانند در مناطق صنعتی یا تولیدی برگزار شوند، اعمال می‌شود. به طور خلاصه، اگر محدودیتی وجود دارد که می‌تواند چوب لای چرخ شما بگذارد تا به نتیجه دلخواه‌تان در سمینار نرسید، در اسرع وقت آن را پیدا کنید. 

برخی از مجوزها رایگان نیستند و برای اخذ آن‌ها باید هزینه و زمان زیادی را به آن‌ها اختصاص دهید. اما به هر حال کسب مجوز برای برگزاری هر رویدادی الزامی است. این تأییدیه چیزی است که شما باید برای رسیدن به بهترین نتیجه در برگزاری سمینار خود در دسترس داشته باشید. 

مجوز برای برپایی سازه‌های موقت

وقتی از شرکتی برای برپایی سازه‌های موقت کمک می‌گیرید، باید از مراجع ذی‌صلاح مجوز تهیه کنید. برای برگزاری سمینار در برخی از اماکن ممکن است نیازی به اخذ مجوز نداشته باشید، اما در اکثر موارد اخذ مجوز ضروری است. 

موسسات برنامه‌ریزی سمینار می‌توانند برای شما مجوز بگیرند. موسسه فرهنگی آسمان هشتم صدرا می‌تواند تمامی مجوزهای مورد نیاز برای برگزاری سمینار را برای شما اخذ کنند. برخی از مجوزها ممکن است چندین هفته طول بکشند تا تأیید شوند، بنابراین این فرایند را در اسرع وقت آغاز کنید، در غیر این صورت شرکت‌کنندگان و مهمانان خود را ناامید خواهید کرد. 

مجوزها یک واقعیت در کشور ما هستند. آن‌ها امنیت همه کسانی که در فرآیند برنامه‌ریزی و مشارکت دخیل هستند را تضمین می‌کنند. مجوز‌ها باید از همان ابتدا در بالای لیست فردی که قصد دارد سمیناری را برگزار کنید، قرار بگیرد. شما می‌توانید با سازمان‌های مربوطه تماس بگیرید و در مورد کلیه مجوزهای مربوطه، هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای دریافت مجوزهای مذکور تحقیق کنید. این به شما در فرآیند برنامه‌ریزی کمک می‌کند. 

با درخواست زودهنگام، سمینار خود را با موفقیت برگزار کنید.

مدارک لازم برای برگزاری سمینار در ایران

از آنجایی که برگزاری سمینار همانند سایر رویدادها، نیاز به مجوز دارد، باید مدارک لازم را برای اخذ مجوز به سازمان‌های مربوطه ارائه دهید. مدارک لازم برای اخذ مجوز برگزاری سمینار در ایران طی بخشنامه‌ای اعلام شده است. این بخشنامه توسط سازمان توسعه مدیریت و منابع انسانی ریاست جمهوری به کلیه دستگاه‌های اجرایی ابلاغ شده است. با توجه به این بخشنامه، برای برگزاری سمینار باید از شورای برنامه‌ریزی و توسعه استان، مجوزهای لازم را اخذ کنید.

در چه مواردی نیاز به اخذ مجوز برای برگزاری سمینار دارید؟

همانطور که در بخشنامه سازمان توسعه مدیریت و منابع انسانی ریاست جمهوری عنوان شده است، فقط سمینار‌هایی که با پسوند ملی، استانی، کشوری و بین‌المللی برگزار می‌شوند نیاز به اخذ مجوز دارند.

نحوه دریافت مجوز برای برگزاری سمینارهای ملی و بین‌المللی

فرایند اخذ مجوز، زمان‌بر است و برای این که بتوانید در زمان مد نظر خودتان، سمینار را برگزار کنید باید حداقل ۳ ماه برای این فرایند زمان بگذارید. برای اخذ مجوز باید مدارک مورد نیاز را تهیه کنید و به سازمان‌های مربوطه ارائه دهید.

جمع‌بندی

اگر می‌خواهید بهترین نتیجه را از برگزاری سمینار خود بگیرد، باید مراحل مربوط به اخذ مجوز را به درستی طی کنید. با توجه به این که این مراحل پیچیده و زمان‌بر هستند، برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌توانید فرایند اخذ مجوز و برنامه‌ریزی برای برگزاری سمینار خود را به دکتر علیرضا شریفی واگذار کنید.

موسسه فرهنگی آسمان هشتم صدرا، مجوزهای مورد نیاز را برای شما از مراجع مربوطه اخذ می‌کند و هماهنگی‌های لازم با وزارت ارشاد و اماکن نیروی انتظامی را انجام می‌دهد. این موسسه انواع خدمات فرهنگی و هنری را برای تسهیل برگزاری سمینار، کنگره، همایش و… را ارائه می‌دهد.