نحوه کسب مجوز برای برگزاری همایش در ایران

امروزه، بسیاری از افراد علاقه‌مند به برگزاری همایش هستند تا بتوانند فضایی برای تبادل اطلاعات و دانش در حوزه‌های خاص ایجاد کنند. در این فضا، افراد به بحث و گفتگو می‌پردازند و افرادی که به شرکت در این همایش‌ها تمایل دارند، موضوعات، مقالات و دانش‌های مرتبط با موضوع همایش خود را آماده می‌کنند تا در این فضا، ارائه دهند. 

یکی از مهم‌ترین مراحل برای برگزاری همایش، اخذ مجوزهای لازم است. چه برای برگزاری همایش در فضای بسته و چه در فضای باز، باید به مراجع مربوطه اطلاع دهید و مجوزهای لازم را اخذ کنید. حتی اگر مطمئن نیستید که به دلیل ماهیت یا تعداد کم مهمانان همایش خود به مجوز نیاز دارید یا نه، باید حتماً به سازمان‌های مربوطه مراجعه کنید تا بدانید که فعالیت غیرقانونی انجام نمی‌دهید؛ در غیر این صورت، شما در معرض این خطر هستید که تمام تلاش‌هایتان برای برنامه‌ریزی همایش از بین برود و این رویداد در آخرین لحظه لغو شود.

چگونه باید برای برگزاری همایش مجوز بگیریم؟

نمی‌توان پاسخ جامع و یکسانی برای این پرسش ارائه کرد. زیرا روند دریافت مجوزها به ماهیت رویدادی که قصد برگزاری آن را دارید بستگی دارد. اما «موسسه آسمان هشتم صدرا» می‌تواند تمامی مجوزهای لازم برای برگزاری همایش‌های شما را از مراجع ذی‌ربط دریافت کند. 

در این مقاله از سایت موسسه فرهنگی آسمان هشتم صدرا، برای ارتقای آگاهی افراد در حوزه برگزاری همایش و کسب مجوز، نکاتی را ارائه می‌دهیم که برای شما کاربردی خواهد بود. پس تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

قبل از ارسال درخواست اخذ مجوز برای برگزاری همایش باید نکاتی را در نظر بگیریم

قبل از ارسال درخواست خود برای کسب مجوز برگزاری همایش، باید به مسائل زیر توجه کنید:

• موضوع همایش:

چه نوع همایشی را می‌خواهید برگزار کنید؟ آیا همایش مربوط به مسائل پزشکی است یا قرار است در این فضا، موضوعات روز جامعه را مورد بررسی قرار بگیرند؟ قرار است همایش شما به صورت بین‌المللی برگزار شود یا صرفاً به یک گروه کوچک مربوط می‌شود. نوع رویداد، تعیین‌کننده نوع مجوزهایی است که باید دریافت کنید.

• قیمت بلیت همایش:

آیا همایش شما رایگان خواهد بود یا قرار است به شرکت‌کنندگان بلیت فروخته شود؟ در صورت تهیه بلیت، چه هزینه‌ای را از شرکت‌کنندگان دریافت خواهید کرد و چگونه بر فروش آن نظارت خواهید داشت؟ قیمت بلیت گاهی اوقات هزینه‌های مجوز را تعیین می‌کند.

• تدارکات همایش:

آیا در مراسم قصد دارید پذیرایی انجام دهید؟ – اگر بله، چگونه به مراجع ذی‌ربط نشان می‌دهید که غذا یا نوشیدنی‌های سرو شده در مراسم شما سالم و بهداشتی هستند؟ آیا خودتان غذاها را تهیه می‌کنید یا از کترینگ‌ها استفاده می‌کنید؟

• برگزار‌کننده همایش:

مدیریت همایش بر عهده چه کسی خواهد بود؟ – اگر کسی از شما اطلاعات بیشتری درخواست کند، یا مراجع ذی‌صلاح بخواهند برای شفاف‌سازی بیشتر با شما تماس بگیرند، با چه کسی صحبت خواهند کرد؟ آیا برگزارکننده، همایش را خودش مدیریت می‌کند یا قرار است شرکت‌های برگزارکننده، این خدمت را به شما ارائه دهند؟

• محل برگزاری همایش:

مجوزهای لازم برای برگزاری همایش را می‌توانید از سازمان‌های مربوطه در شهر یا استانی که در آن قرار است این رویداد برگزار شود، دریافت کنید. مراجع‌ ذی‌ربط ممکن است از شما اطلاعاتی درباره مکان برگزاری همایش درخواست کنند. برای مثال، این که این رویداد قرار است در فضای بسته برگزار شود یا در سازه‌های موقت، یکی از عوامل موثر در کسب مجوز برای برگزاری همایش است. اگر قرار است در فضای باز برگزار شود، برخی از سازه‌های موقتی نیاز به مجوز دارند که باید قبل از برگزاری همایش، مجوزات لازم برای این امر را به صورت کامل تهیه کنید.

• زمان برگزاری همایش:

این همایش چه زمانی آغاز خواهد شد و تا چه مدت ادامه خواهد داشت؟ زمان در شرایط پاندمی کووید، یکی از عوامل بسیار مهم برای کسب مجوز رویدادها به شمار می‌رفت. ممکن است در مواقعی محدودیت‌های زمانی برای برگزاری رویدادها ایجاد شود مانند محدودیت‌هایی که در زمان همه‌گیری کرونا شاهد بودیم.

• تعداد شرکت‌کنندگان در همایش:

انتظار دارید چند نفر در همایش شما شرکت کنند؟ – در برخی از موارد، ممکن است از شما خواسته شود تعداد افرادی را که در رویداد شما شرکت خواهند کرد، به صورت حدودی بیان کنید. این موضوع به مراجع‌ ذی‌صلاح کمک می‌کند تا برای تدارکات مراسم، به خصوص زمانی که قرار است همایشی در سطح بین‌المللی برگزار شود، برنامه‌ریزی کنند. در برخی از رویدادها، کسب مجوز از امکان نیروی انتظامی لازم است و در برخی از موارد خاص، نیروی انتظامی، امنیت همایش‌ را تامین می‌کند.

سایر پیش نیازهای معمول برای کسب مجوز برگزاری همایش عبارتند از: طرح‌ پژوهش، کارت شناسایی، اسناد مربوط به برگزاری همایش، ساعت شروع و اتمام همایش و هدف رویداد.

درخواست اخذ مجوز برای برگزاری همایش را به موقع ارسال کنید

پس از شناسایی مجوزهای مختلف مورد نیاز و نحوه درخواست آن‌ها، در کمترین زمان ممکن روند درخواست مجوز را آغاز کنید. تایید برخی از مجوز‌ها چندین روز و گاهی هفته‌ها زمان می‌برد.

همچنین ممکن است برای جزئیات بیشتر، احتمال رد یا نیاز به اصلاح درخواست خود را در نظر بگیرید. بنابراین، هر چه زودتر درخواست خود را ارسال کنید، بهتر است. بهتر است، مدت زمان ۳ ماه یا بیشتر را برای ارسال درخواست اخذ مجوز در نظر بگیرید تا برای برگزاری همایش خود، به مشکل برنخورید.

اگر درخواست کسب مجوز را سریع‌تر ارسال کنید، در صورت عدم تایید مکان اولیه، زمان کافی برای جستجوی گزینه‌های جایگزین را دارید. توصیه می‌کنیم تا زمانی که تمام مجوزهای لازم را از مراجع ذی‌صلح اخذ نکرده‌اید، از افشای جزئیات مربوط به محل برگزاری همایش خودداری کنید.

بررسی کنید که تمامی مجوزهای لازم برای برگزاری همایش را دریافت کرده‌اید

همانطور که گفتیم، مجوز برای هر رویدادی ضروری است. شما نباید حتی یک مورد مجوز را فراموش کنید. اگر تمامی‌ مجوزهای لازم برای برگزاری رویداد مد نظر خود را دریافت کنید و فقط یک مورد را فراموش کنید، مانند این است که هیچ مجوزی را دریافت نکرده‌اید. این اشتباه ممکن است منجر به لغو رویداد شما و از بین رفتن تمامی زحماتتان شود.

قوانین و مدت زمان اعتبار مجوز خود را بررسی کنید

مجوز برگزاری همایش همانند تمامی مجوزهای برگزاری رویدادها، به صورت موقتی و برای بازه‌ زمانی مشخص صادر می‌شود. بنابراین، حتی اگر درخواست اخذ مجوز را به موقع ارسال کرده‌اید، مدت زمان اعتبار آن‌ها را در نظر بگیرید. برای مثال، اگر رویدادی را برگزار می‌کنید که سه روز طول می‌کشد، برای مجوزی که این سه روز یا بیشتر را پوشش می‌دهد، درخواست دهید.

چرا باید برای برگزاری همایش از نحوه کسب مجوز اطلاع کسب کنیم؟

هنگام برنامه ریزی یک رویداد، سازمان‌دهندگان باید از قبل از همه مجوزهای لازم برای رویدادها به خوبی مطلع باشند. شاید تعداد مجوزهای لازم کم باشد، اما اخذ آن‌ها ضروری است. مجوزهای زیادی وجود دارد که اخذ آن‌ها ممکن است کمی زمان‌بر باشد. ولی باید توجه داشته باشید که برای برگزاری یک همایش عالی، باید قانونی عمل کنید و طبق روال پیش بروید. به همین دلیل در این مقاله، ما بر حوزه کسب مجوزها متمرکز شدیم. بهترین کاری که‌ می‌توانید انجام دهید این است که قبل از برگزاری رویداد، زمان کافی برای کسب هر مجوزی که لازم دارید را در نظر بگیرید. در نتیجه، این رویداد بدون مشکل پیش خواهد رفت.

بدترین سناریو این خواهد بود که در آخرین لحظه متوجه شوید که برای برگزاری همایش خود به مجوز نیاز دارید، بدون اینکه زمانی برای دریافت آن داشته باشید. این موضوع منجر به لغو یا جریمه‌های هنگفت خواهد شد و ممکن است شما وجهه‌ی خود را از دست بدهید.

کسانی که قصد برگزاری همایش را دارند، می‌توانند با انجام تحقیقات گسترده در مورد کلیه مجوزهای مورد نیاز برای برگزاری همایش در ایران و با بررسی نکات ارائه شده در این مقاله، از بروز فاجعه جلوگیری کنند.

جمع‌بندی

برای برگزاری یک همایش عالی، باید تمامی امور مربوطه را به دقت مورد بررسی قرار دهید. ما در این مقاله از سایت موسسه فرهنگی آسمان هشتم صدرا، نحوه کسب مجوز برگزاری همایش را مورد بررسی قرار دادیم. همانطور که مشاهده کردید، این مراحل تا حدودی پیچیده و زمان‌بر هستند. با توجه به این که هرگونه اشتباه در این فرایند، منجر به بروز خسارت‌ها فراوان برای شما خواهد شد و ممکن است شما با صرف زمان و هزینه بالا، نتیجه مدنظر خود را دریافت نکنید. بنابراین، برای کسب مجوز، نیازمند مجموعه‌ای متخصص و باتجربه هستید. 

در همین راستا، بهتر است برای کسب مجوز برگزاری همایش با یک تیم متخصص مشورت کنید. دکتر علیرضا شریفی می‌تواند مجوزهای لازم برای برگزاری همایش شما را از مراجع ذی‌ربط اخذ کند. با موسسه فرهنگی و هنری آسمان هشتم صدرا دیگر نگران بروز اختلال در برگزاری همایش خود نباشید. این مجموعه با افتخار شما را در برگزاری همایش به بهترین نحو همراهی می‌کند. این موسسه، تمامی مجوزهای لازم برای برگزاری همایش را دریافت می‌کند و با سازمان‌های نظیر وزارت ارشاد و اماکن نیروی انتظامی، هماهنگی‌های لازم برای برگزاری همایش شما را انجام می‌دهد.

با همکاری با موسسه فرهنگی آسمان هشتم صدرا، بهترین نتیجه را از همایش خود دریافت خواهید کرد. این موسسه، مراسم‌هایی نظیر همایش، سمینار، کنگره، نمایشگاه و کنسرت را برنامه‌ریزی می‌کند و مجوزهای لازم را برای برگزاری این رویدادها، از سازمان‌های مربوطه اخذ می‌کند.